Dank einer problemlosen Einführung und einer hohen Anwenderakzeptanz konnten wir schnell unser Ziel eines effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlaufs erreichen.
Geschäftsführer
Verwalten Sie Ihre gesamten Dokumente und Prozesse jetzt digital.
So verschieden Ihre Branchen auch sind, es gibt für alle gute Gründe die Prozesse im Mittelstand zu digitalisieren:
- Ihr Unternehmen benötigt Rechtssicherheit (DSGVO, GoBD, HGB, AO uvm.).
- Digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen hohes Potenzial zur Kostenoptimierung.
- Die Notwendigkeit zur Steigerung der Effizienz und Prozesstransparenz nimmt zu.
Zertifizierte Sicherheit
Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – unsere PHOENIX-Produktfamilie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Natürlich auch die Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs.
Transparente Verwaltung der Dokumente
Die Aufwendungen für die Suche nach oder das Warten auf Informationen steigen mit zunehmender Informationsflut kontinuierlich. Ablage, Verlagerung, Archivraum und spätere Dokumentenvernichtung verursachen hohen Aufwand und Kosten.
Geschäftsvorgänge setzen sich aus Daten und Dokumenten unterschiedlichster Herkunft zusammen. Oft existieren zudem noch dezentrale Ablagen oder Handakten, sodass eine Transparenz der Vorgangsunterlagen oft nicht gegeben ist. Eine interne Weiterleitung von Dokumenten ist oft umständlich und intransparent.
Sie möchten Ihr Dokumentenmangement im Griff haben?
Für diese und viele weitere Herausforderungen bietet wir Ihnen eine intuitiv zu handhabende und zertifizierte revisionssichere Lösung. Ein modulares Dokumenten- und Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre Komplettlösung aufbauen können. Maßgeschneidert für den Ablauf in einem mittelständischen Unternehmen und deren Budget. Ihr Return on Investment liegt in der Regel bei 12–18 Monaten!
Ihre Vorteile auf einen Blick:
PHOENIX INVOICE –
transparente Eingangsrechnungsbearbeitung und steuersichere Archivierung
– Übersicht über alle Rechnungsvorgänge
– Einhaltung rechtlicher Vorschriften
– Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
– Abgleich mit Bestelldaten
– Beschleunigung von Durchlaufzeiten – keine Skontotermine verpassen
– Individuelle Freigabeprozesse
– Rechtssicherer Umgang mit E-Mail-Rechnungen, auch für ZUGFeRD und XRechnungen
PHOENIX CONTRACT –
zentrale Verwaltung aller Verträge
– Übersicht über alle Verträge
– Sicherer Zugriffsschutz
– Fristenüberwachung und Eskalationsmanagement
– keine wichtigen Termine mehr verpassen
– Einnahmen-/Ausgaben-Verwaltung
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Prozessbegleitete Vertragserstellung
PHOENIX Archiv –
revisionssichere Archivierungslösung
– Zertifizierte und rechtssichere Archivierung, auch ohne teure Hardware
– Automatisierbare Dokumentenübernahme aus beliebigen Systemen
– Benutzergesteuerte und automatisierte E-Mail-Archivierung
– Intelligente Suchfunktion auch auf mobilen Geräten
– Sicherer Zugriffsschutz und Verschlüsselung
PHOENIX HR CENTER –
gesetzeskonforme digitale Personalakte
– Strukturierte Verwaltung der Personalakten
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Sicherer Zugriffsschutz, kontrollierte Einsichtnahme
– Fristenverwaltung für Wiedervorlage, Terminverwaltung
– DSGVO-konformer und effizienter Recruiting-Prozess
– Effiziente Übernahme der Papierakten
PHOENIX QM –
sichere Dokumentenlenkung von QM-Dokumenten
– Dokumentenlenkung durch regelbasierte Workflows und Vorlagenverwaltung
– Festlegung individueller Geltungsbereiche, Zuordnung von QMBs, Fachprüfern und Freigebern
– Aufgabenüberwachung und Eskalationsmanagement
– Einbindung Ihrer Prozesslandkarte möglich
– Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte
– Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente per Webclient
– Einbindung in das kundeneigene Intranet
Unsere Lösungen schaffen Begeisterung in Ihrer Branche:
Das Arbeiten mit PHOENIX INVOICE macht den gesamten Prozess effizienter und transparenter. Das Bearbeiten der Eingangsrechnungen ist deutlich schneller und auch das „Ordner wälzen“ entfällt. Die Dokumentensuche ist jetzt komfortabel und viel gezielter möglich – ein Auffinden der Belege in jedem Fall gewährleistet. Wertvoll ist weiterhin die gewonnene Transparenz durch die Beleghistorie: Status- und Beleglauf sowie der Bearbeiter sind problemlos zu ermitteln.
Leitung Logistik
Was für eine Arbeitserleichterung – wir verwalten mit PHOENIX HR unsere digitalen Personaldokumente jetzt zentral und rechtskonform.
Leitung Finanzen/Personal
Es gibt selten eine Software die so wenig Probleme erzeugt wie PHOENIX INVOICE.
IT-Leiter
Sowohl unsere zusätzlichen Wünsche als auch die Einstellungen in PHOENIX wurden von IQUADRAT eins zu eins umgesetzt. Unsere Produktivität konnte nochmals gesteigert werden.
Planning & Design
PHOENIX ist direkt in unsere Autodesk Inventor Software integriert und erleichtert das Arbeiten an bestehenden und neuen CAD-Projekten. Es stellt sicher, dass den Entwicklern jederzeit und an allen Standorten die korrekten Daten zur Bearbeitung vorliegen.
CAD-Administrator
Seitdem wir PHOENIX INVOICE nutzen, ist der Belegfluss deutlich schneller geworden. Unser großes Belegvolumen können wir so stressfrei und fehlerlos bewältigen.
Vorstandsmitglied und Leiter Rechnungswesen
Inhaber und Geschäftsführer
Die Integration von PHOENIX hat zu erheblichen Verbesserungen bei der Bearbeitung der Dokumente in den Punkten Qualität und Sicherheit geführt. Die Bedienbarkeit ist intuitiv beherrschbar. Das Design ist gelungen und PHOENIX definitiv die richtige Wahl.
Controlling
Keine Rechnung geht mehr verloren. Wir haben permanent Transparenz über den Verbleib und den Bearbeitungsstand einer Eingangsrechnung. Unsere Zweigstellen sind an das System angeschlossen, sodass keine Rechnung gefaxt werden muss. Die Mitarbeiter sind 100-prozentig zufrieden und werden durch das System täglich erheblich entlastet.
Geschäftsführer
Durch die Einführung von PHOENIX INVOICE ist ein schneller Rechnungslauf gewährleistet. Die Rechnungen und Dokumente sind immer einsehbar, Kontierungen sind mittels der Drop-Down-Menüs unkompliziert durchzuführen und der Freigabe-Status ist überprüfbar. Die Dokumentation ist übersichtlich und nachvollziehbar – auch über einen längeren Zeitraum. Das ist hilfreich, um die geplanten und tatsächlichen Kosten für unseren kompletten Verlagsbereich immer im Blick zu haben. PHOENIX INVOICE ist für mich schnell, sicher und komfortabel in der Anwendung.
Gesamtleitung Anzeigenverkauf / Marketing Technische Fachzeitschriften
Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sammelten sich über Jahre unzählige Dokumente an. Die elektronische Lösung legt die Dokumente automatisch im PDF-Format ab. Zuverlässig funktioniert PHOENIX ARCHIV als unsere revisionssichere Dokumentenablage.
Systemadministratorin Software
Das Qualitätsmanagement von IQUADRAT ermöglicht uns, die bisherige Dokumentenlenkung in einen intelligenten und anwenderorientierten Prozess zu überführen. Das Programm fügt sich ideal in unsere vorhandene klinikeigene IT-Infrastruktur ein und schafft durch seine Mandantenfähigkeit Synergieeffekte innerhalb unserer gemeinsamen IT-Struktur in der Gesundheitsholding Lüneburg.
Leitung Stabstelle Qualitätsmanagement
Nach der Einführung von PHOENIX DOCUMENTS haben sich die Ad-hoc-Workflows als sehr komfortabel und anwenderfreundlich erwiesen.
Geschäftsführer
Die Integration von PHOENIX hat zu erheblichen Verbesserungen bei der Bearbeitung der Dokumente in den Punkten Qualität und Sicherheit geführt. Die Bedienbarkeit ist intuitiv beherrschbar. Das Design ist gelungen und PHOENIX definitiv die richtige Wahl.
Controlling
Ich entdecke die Bereiche unserer Klinik im Strukturbaum und kann mich dort deshalb sehr schnell zurecht finden – auch wenn ich das Programm einige Tage nicht genutzt habe. Sehr hilfreich ist die Bereitstellung von Favoriten, so dass ich mit nur zwei Klicks an oft genutzte Dokumente schnell herankomme. Gerade im operativen Geschäft kann ich bei Fragen schnell auf das Wissen unserer Klinik zurückgreifen. Der Workflow ist ähnlich dem bei meiner Arztbrieferstellung – Ich finde mich in dem Prozess wieder.
Pflegende, Stationsleitungen und Ärzte
Das PHOENIX ARCHIV empfehlen wir unseren Kunden als professionelle Lösung zur revisionskonformen elektronischen Archivierung. Die Sicherheitsverfahren sind erstklassig, die Anbindung und Integration in vorhandene IT-Umgebungen problemlos.
Geschäftsführer
Das Engineering-DMS von IQUADRAT zeichnet sich durch beste Integrationen und Schnittstellen aus und ermöglicht uns das konsistentente Dokumentenmanagement für unsere technischen Projekte.
Business Data Analyst
PHOENIX HR ermöglicht es uns, einfach und sicher die Akteninhalte unseres Personals zu verwalten. Die Handhabung ist selbsterklärend und sehr übersichtlich. Wir sind von PHOENIX HR überzeugt!
Personalreferentin
Mit PHOENIX CONTRACT haben wir das richtige System für unsere Vertragsverwaltung und die zugehörigen Prozesse gefunden. Neben den Leistungsmerkmalen gefällt uns vor allem die komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.
Projektleitung
Auch durch die einfache Handhabung ist der Rechnungsdurchlauf mit PHOENIX INVOICE im Schnitt zwei Tage schneller, was zu einer deutlich höheren Ausschöpfung beim Skonto führt.
Leitung Finanz- und Rechnungswesen
Mit PHOENIX können wir an allen Standorten Entwurf, Abnahme und Freigabe unserer Entwicklungen steuern. Es ist konkret auf unsere Wünsche hin angepasst worden und erfüllt seine Aufgaben als wichtiger Teil unseres Qualitätsmanagements.
EDV Leiter
Vertragsverwaltung überwacht Fristen: Seit dem Einsatz von PHOENIX CONTRACT werden Kündigungsfristen nicht mehr übersehen. Gerade bei uns in der IT hat sich das bewährt, weil wir eine große Anzahl an Verträgen haben, die auf unbestimmte Zeit mit einer vierteljährlichen Kündigungsfrist zum Jahresende abgeschlossen werden.
Leiter IT
PHOENIX stellt sicher, dass den Entwicklern jederzeit und an allen Standorten die korrekten Daten zur Bearbeitung vorliegen.
CAD-Administrator
Seit dem Produktivgang von PHOENIX sparen wir Verarbeitungszeit und vor allem Durchlaufzeit. Der größte Vorteil für uns ist, dass die langen Suchzeiten entfallen. Die Rechnungen und Dokumente sind jederzeit auffindbar. PHOENIX DMS war die richtige Wahl!
EDV-Leiterin
Telefon – E-Mail – Persönlich
Wir sind für Sie da.
Sie erhalten neben unseren professionellen Software-Lösungen zu Beginn Ihres Projekts auch eine kompetente Beratung und wir versprechen Ihnen eine persönliche und effektive Herangehensweise an jedes Projekt.
Ihre Nachricht an uns.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.