PHOENIX DOCUMENTS – Software für digitales Dokumentenmanagement, lokal auf Ihrem Server

Viele nützliche Funktionen für Ihr erfolgreiches Dokumentenmanagement

PHOENIX DOCUMENTS ermöglicht Ihnen einen einfachen Start in die digitale Verwaltung Ihrer Daten und Dokumente – und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote, Gehaltsabrechnungen, Aufträge, Projektdokumente, Urlaubs- oder Investitionsanträge: Unsere Dokumentenmanagement-Software ist so individuell anpassbar, dass sich Ihre gesamten Daten und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten archivieren und nahezu alle Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen abbilden lassen. Unsere DMS-Software bietet Ihnen viele nützliche Funktionen und eine professionelle Unterstützung für einen schnellen Start in ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement.

Automatisieren Sie Ihre Prüf- und Freigabeprozesse für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Für gewöhnlich wird ein DMS zuerst in den Abteilungen eines Unternehmens eingeführt, die am meisten davon profitieren. Das ist in fast jedem Unternehmen die Buchhaltung, da der Prüf- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen sehr effizient mit unserem DMS abgewickelt werden kann. Mit unserer Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents ermöglichen wir Ihnen eine schnelle und strukturierte Eingangsrechnungserfassung. Nach einer automatischen Erfassung der Rechnungsdaten sorgt der vorkonfigurierte Workflow für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System.

Sie haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Eingangsrechnungen und alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie protokolliert. Dank beschleunigter Durchlaufzeit und Erinnerungsfunktion können Skontoerträge gesichert werden. Sie sind schon jetzt auf die Zukunft vorbereitet und können ZUGFeRD- und X-Rechnungen automatisch verarbeiten. So sparen Sie Zeit und Geld.

Vorkonfiguriertes Archiv mit Vertrags-Formular

Automatische Verschlagwortung vereinfacht die Digitalisierung

Bei der Erfassung von Dokumenten unterscheiden wir zwei Arten von Dokumenten: strukturierte und semi-strukturierte Dokumente. Strukturierte Dokumente sind Formulare – z. B. ein Überweisungsträger. Hier stehen die gleichen Informationen immer an der gleichen Positionen.
Bei semi-strukturierten Dokumenten sind auch wiederkehrende, gleiche Informationen auf den Belegen enthalten, jedoch nicht immer an der gleichen Position. Ein Beispiel sind Rechnungen. Auf jeder Rechnung stehen die Rechnungsdaten, vergleicht man aber die Rechnungen von unterschiedlichen Unternehmen, so stehen die Daten an unterschiedlichen Positionen.

Wir setzten KI-gestützte Technologien ein, um alle Rechnungsdaten zu erfassen. Mit der automatischen Verschlagwortung in unserem DMS reduzieren Sie den Aufwand für die Digitalisierung aller Dokumente auf ein Minimum.

Freie und regelbasierte Prozesse für mehr Effizienz

Leistungsfähige Prozesssteuerung passend für alle Anforderungen. Mit unserem DMS sind freie Workflows flexibel und schnell eingerichtet.

Regelbasierte Prozesse, wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen, steigern Ihre Effizienz und Prozesstransparenz durch die integrierte Weiterleitung, Terminierung und automatische Wiedervorlage. Selbstverständlich protokolliert die Historien-Funktion auch sämtliche Prozessschritte und bietet hierdurch zusätzliche Rechtssicherheit für Ihr digitales Dokumentenmanagement.

Mit regelbasierten Workflows stellen Sie einen definierten Bearbeitungsablauf Ihrer Vorgänge sicher.

Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten in Ihrem DMS schnell möglich

Mit PHOENIX DOCUMENTS ist mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten jederzeit mit einer VPN Leitung möglich, die Ihnen Ihre IT einrichtet. So können Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen perfekt in die Arbeitsabläufe in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement integriert werden. Sie können von überall Dokumente suchen oder Rechnungen freigeben. Wenn Sie unsere DMS-Lösung nicht in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, sondern im modernsten Rechenzentren der Telekom nutzen möchten, abonnieren Sie unsere DMS-Software-Lösung PHOENIX Documents Cloud.

Zertifizierte Rechtssicherheit für unser Dokumentenmanagementsystem

Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – hierzu, wie auch zu den Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs, erfüllt PHOENIX Documents alle Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Mit unserer revisionssicheren und zertifizierten Software stellen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sicher. Ohne Risiko können Sie Ihr Papierarchiv auflösen. Auf Wunsch stehen Ihnen unsere Partner dabei auch mit Dienstleistungen zur Seite.